Процесс оформления отпусков – один из самых распространенных процессов в нашей группе компаний. Метаполис помогает цифровизировать и полностью оцифровать этот процесс, что поможет отойти от бумажных заявлений и собственноручных подписей и, что самое главное, сделать его прозрачным и быстрым в оформлении.

 

Сейчас в Метаполис возможно оформить только ОСНОВНЫЙ ЕЖЕГОДНЫЙ ОТПУСК

 

 

 

Как оформить запрос на отпуск в Метаполис?

 

 

Первым шагом для оформления отпуска является создание запроса на отпуск в Метаполис. В Метаполисе есть несколько вариантов его создания: по графику отпусков и заявлению.

 

Чтобы просмотреть свой график отпусков, зайди в раздел График отпусков. Прочитать подробнее об этом разделе ты можешь в статье

 

 

Вариант 1. По графику по задаче на планирование отпуска.

 

За 14 дней до начала месяца, где ты запланировал отпуск, Метаполис создаст Задачу с напоминанием о необходимости запланировать отпуск. Как это сделать, читай по ссылке.

 

 

Вариант 2. По графику

 

До создания Задачи на планирование отпуска, вы можете запланировать отпуск по графику, создав Запрос на отпуск из раздела. Как это сделать, читай по ссылке

 

 

Вариант 3. По заявлению

 

Оформить запы на отпуск можно, создав Запрос на отпуск по заявлению. Как это делается, можешь посмотреть по ссылке

 

Иногда после оформления запрос может быть сразу отклонен и система выдаст сообщение о том, что не смогла определить твоего прямого руководителя. Это происходит из-за того, что должность твоего руководителя вакантна и мы не смогли определить руководителя выше уровня должности которого n-4 или ниже. Еще одной причиной может быть то, что на человека, замещающего твоего руководителя, не оформлено замещение.

 

 

 

Как согласовать запрос на отпуск с руководителем?

 

 

Как только ты оформил запрос на отпуск, твоему прямому руководителю будет создана задача по его согласованию .Как согласовать запрос на отпуск руководителю, описано в инструкции по ссылке.

 

Пока запрос не согласован, он находится в статусе  . Это статус твоего непосредственного управляющего. Он должен согласовать или отклонить этот запрос – аналог подписания бумажного Заявления на отпуск раньше.

 

Посмотреть текущий статус запроса всегда можно в разделе со Списком запросов на отпуск. Подробнее о том, что ты видишь в разделе, можно прочесть по ссылке.

 

Проверяй статус запроса, если руководитель не согласует запрос в Метаполис, он не будет передан на оформление в HR службу

 

 

 

Что происходит с запросом на отпуск после согласования руководителем?

 

 

Если руководитель согласовал запрос, он переходит в статус.  . В то же время запрос будет создан в системе Microfocus и начнется его обработка командой HR сервиса.

 

Иногда твой запрос может быть . Что делать с таким запросом, читай в блоке Что делать с отклоненными запросами на отпуск?

 

Запрос может находиться в работе в HR сервисе первое время, нужно немного подождать.

 

Далее, когда данные о твоем отпуске будут оформлены в системе, будет оформлен Приказ на твой отпуск. С этим приказом тебе нужно будет ознакомиться – читай об этом дальше.

 

 

 

Как подписать или ознакомиться с приказом об отпуске?

 

 

В процессе оформления отпуска система создает Приказ об отпуске. Этот документ обязателен в процессе оформления отпуска и регулируется нашим законодательством. Документ должен быть подписан ответственным со стороны Организации и тем, для кого оформляется отпуск.

 

В Метаполисе могут быть подписаны разные кадровые документы и Приказ об отпуске один из них.

 

Для подписи используются облачные ключи КЭП от ПУМБ и Дія.Підпис.

 

Как можно подписать или ознакомиться с документом в Метаполис описано по ссылке.

 

 

 

Как проверить, что отпуск был оформлен?

 

 

После того, как ты ознакомился с запросом на отпуск, отпуск должен быть окончательно занесен в учетную систему. На это может уйти несколько дней, после чего он появится в Метаполис.

 

Проверить, что запрос на отпуск был полностью обработан можно в разделе со Списком запросов на отпуск. Такой запрос будет иметь статус  .

 

Чтобы проверить наличие отгрузки в Метаполис, перейди в раздел Рабочий календарь. Подробнее о работе этого раздела можно прочитать по ссылке.

 

 

 

Что делать с отклоненными запросами на отпуск?

 

 

Иногда твой запрос может перейти в статус. Это может произойти по разным причинам:

 

 

Вариант 1. Руководитель не согласовал твой запрос.

 

Иногда по разным причинам запрос может быть отклонен руководителем. Если вы откроете этот запрос, в нем обязательно будет причина отклонения. Прочти причину и действуй дальше согласно информации: возможно, подай запрос заново, исправив замечания.

 

 

Вариант 2. Запрос был отклонен автоматически Метаполисом

 

Первая причина – мы не смогли определить руководителя для согласования отпуска. Должность твоего руководителя вакантна, и мы не смогли переназначить запрос на руководителя равны выше, потому что его должность N-3 и выше.

 

Если ты знаешь, что есть ИО твоего руководителя, значит, у него нет оформленного Замещения. Следует обратиться к этому сотруднику и сообщить о проблеме. Подробнее о Замещении можно прочитать в инструкции по ссылке

 

Вторая причина - твой руководитель не согласовал отпуск в установленные даты:

 

Независимо от причины, запрос на отпуск тебе потребуется оформить в бумажном виде через HR службу твоего Предприятия.

 

 

Вариант 3. Запрос был отклонен на этапе обработки HR службой

 

Иногда по разным причинам запрос может быть отклонен HR службой. Если вы откроете этот запрос, в нем обязательно будет причина отклонения. Прочти причину и действуй дальше согласно информации: возможно, подай запрос заново, исправив замечания.

 

 

Подробнее о процессе оформления отпуска можно прочитать в документе по ссылке