По многим HR процессам ты должен подписываться и/или ознакомиться с документами в Метаполис. Эти документы будут приходить тебе в раздел Задачи. в зависимости от твоей роли тебе нужно будет подписывать документ Юридической подписью или Физической.

 

Здесь размещаются: 

 

  1. Задачи, созданные непосредственно в системе Метаполис
  2. Задачи, созданные на Портале самообслуживания
  3. Задачи, созданные в SAP GRC
  4. Задачи, созданные в Open Text 
  5. Задачи, созданные в ЭЦП
  6. Задачи, созданные в SAP SuccessFactors
  7. Задачи, созданные в MS List

 

Задачи на подписание физической подписью - Ознакомление

 

 

Если у тебя появилась новая задача на Ознакомление с документом, тебе нужно подписать этот документ как физическое лицо - он касается тебя (например, приказ на отпуск).

 

ВНИМАНИЕ! Если у тебя много задач в разделе Задачи, воспользуйся фильтром. Подробнее о работе фильтра читай в разделе Отфильтровать задачи в разделе

 

Задача на Ознакомление с документом содержит следующую информацию:

 

 

ВАЖНО! Если ты не подпишешь документ к дате, указанной в поле Выполнить до, задача будет автоматически отклонена и документ нужно будет подписать вручную

 

 

Тут также размещен блок действий, который может отличаться в зависимости от статуса задачи. 

 

В новых задачах блок действий содержит крайний срок выполнения и кнопки действий (Подписать и Отклонить для задач, требующих юридическую подпись, и просто «Подписать» для задач с физической подписью). Обрати внимание, если крайний срок просрочен, он будет написан красным цветом. 

 

 

Если задача находится в процессе обработки, это означает, что система её обрабатывает. В это время действия по задаче не отображаются. 

 

 

В выполненной задаче в блоке действий будет Решение (Подписано или Отклонено (доступно только при юридической подписи). Если отклонено ниже будет описана причина отклонения) и дата принятия решения. 

 

 

 

 

Подписать задачу физическим ключом Дія.Підпис

 

ОБРАТИ ВНИМАНИЕ! Если тебе необходимо подписать документ через Дію, но ты не находишься на территории Украины, включи VPN перед подписанием

 

Подписать задачу можно несколькими способами:

 

Шаг 1. Нажми кнопку Подписать

 

Шаг 2. В открывшемся окне выберите тип ключа, которым нужно подписать документ - Дія.Підпис

 

 

Шаг 3. Откроется окно с QR-кодом для приложения Дія

 

 

ОБРАТИ ВНИМАНИЕ! Код действителен 3 минуты. Если закроешь окно с кодом или по другой причине не воспользуешься им, повторно сгенерировать его можно только через 3 минуты. За это время задача будет находиться в статусе В обработке.Просто повтори действие со временем

 

Шаг 4. Отсканируй этот QR-код своим приложением Дія – нажми на блок Сканировать QR-код и сканируй код на твоем экране 

 

 

Шаг 5. Откроется окно с информацией о документе, который необходимо подписать. Нажми кнопку Подписать и следуй инструкциям приложения

 

 

Шаг 6. После подписания документа вернись в окно Метаполис и закрой экран с QR-кодом. В течение нескольких минут задача перейдет в статус Подписано.

 

С момента, когда ты начал подписывать документ и несколько минут после его подписания в Дія, задача будет находиться в статусе В обработке. Это нормально, просто подожди и обнови задачу. Если задача находится в статусе дольше 15 минут, пожалуйста, обратись в службу поддержки

 

Если ты получил ошибку при подписании документа в Дія, попробуй повторить попытку. Если ошибка повторяется, попробуй деактивировать и снова активировать свой Дія.Підпис в приложении (Меню - Дія.Підпис). Если это не помогает, следует обратиться к поддержке Дія.

 

 

 

Подписать задачу физическим ключом ПУМБ

 

 

Подписать задачу можно несколькими способами:

 

Шаг 1. Нажми кнопку Подписать

 

Шаг 2. В открывшемся окне выбери тип ключа, которым нужно подписать документ - ПУМБ

 

Шаг 3. В новом окне введи пароль своего ключа ПУМБ

 

ВАЖНО! Если вы забыли пароль своего ключа, у тебя есть 14 попыток его вспомнить. Если не удастся, к сожалению, придется обратиться в отделение ПУМБ и получить новый

 

 

Шаг 4. Нажми кнопку Подписать

 

Шаг 5. После того, как ты ввел пароль ключа, задача перейдет в статус В обработке. В течение нескольких минут задача перейдет в статус Подписано.

 

Задача будет находиться в статусе В обработке несколько минут. Это нормально, просто подожди и обнови задачу. Если задача находится в статусе дольше 15 минут, пожалуйста, обратись в службу поддержки

 

 

 

Задачи на подписание юридической подписью - Подписание

 

 

Если у тебя появилась новая задача на Подписание документа, тебе нужно подписать этот документ как юридическое лицо

 

ВНИМАНИЕ! Если у тебя много задач в разделе Задачи, воспользуйся фильтром. Подробнее о работе фильтра читай в разделе Отфильтровать задачи в разделе

 

Задача на Подписание документа содержит следующую информацию:

 

 

ВАЖНО! Если ты не подпишешь документ к дате, указанной в поле Выполнить до, задача будет автоматически отклонена и документ нужно будет подписать вручную

 

 

 

 

 

 

 

Подписать задачу юридическим ключем ПУМБ

 

 

Подписать задачу можно несколькими способами:

 

Шаг 1. Нажми кнопку Подписать

 

Шаг 2. В открывшемся окне выбери тип ключа, которым нужно подписать документ - ПУМБ

 

 

Шаг 3. В новом окне введи пароль своего ключа ПУМБ

 

ОБРАТИ ВНИМАНИЕ! Если ты еще не регистрировал свой ключ, то система попросит тебя это сделать. Нажми кнопку Зарегистрировать, тебя переведет на страницу Регистрации ключа.

 

ВАЖНО! Если вы забыли пароль своего ключа, у тебя есть 14 попыток его вспомнить. Если не удастся, к сожалению, придется обратиться в отделение ПУМБ и получить новый

 

 

Шаг 4. Нажми кнопку Подписать

 

Шаг 5. После того, как ты ввел пароль ключа, задача перейдет в статус В обработке. В течение нескольких минут задача перейдет в статус Подписано.

 

Задача будет находиться в статусе В обработке несколько минут. Это нормально, просто подожди и обнови задачу. Если задача находится в статусе дольше 15 минут, пожалуйста, обратитесь в службу поддержки

 

 

 

Отклонить задачу на подписание документа

 

 

Иногда ты не можешь подписать документ и нужно его отклонить.

 

Отклонить задачу можно несколькими способами:

 

Шаг 1. Нажми кнопку Отклонить

 

Шаг 2. В открывшемся окне укажи причину отклонения документа

 

 

 

Принять решение массово по нескольким задачам

 

Ты можешь принять решение массово (по нескольким задачам одновременно) по таким задачам на Подписание: 

 

 

Для этого выполни следующие шаги:

 

Шаг 1. Поставь "галочку" у одной из задач на Подписание - в этот момент активными для выбора останутся только задачи такого же типа - например, задачи на подпись кадровых документов

 

ОБРАТИ ВНИМАНИЕ! Массово принять решение ты можешь только по задачам одного типа

 

 

Шаг 2. После выбора всех нужных тебе задач, нажми кнопку Подписать, которая активируется вверху списка задач. У названия будет отображено количество задач, которые ты выбрал

 

ВАЖНО! Для отклонения, обработай каждую задачу отдельно

 

Шаг 3. Система отобразит окно, где попросит подтвердить твои действия.

 

Шаг 4. Если ты нажал Подтвердить – откроется окно для подписания юридическим ключом, далее выполняй действия как описано в пункте Подписать задачу юридическим ПУМБ

 

 

Відфільтрувати задачі в розділі

 

 

Если у тебя много невыполненных задач и нужно найти конкретные или просто сузить количество для принятия решений, используй фильтр по списку. Для этого:

 

Шаг 1. Нажми на значок фильтр (лейка)

 

Шаг 2. Откроется окно для указания фильтров

 

 

Шаг 3. После выбора параметров для фильтрации нажмите кнопку Применить. В результате в списке задач останутся только задачи, соответствующие установленному значениям.

 

 

Шаг 4. Чтобы просмотреть полный список задач, нажмите на ссылку Очистить фильтр

 

 

 

 

Сроки выполнения задач на подпись

 

  • Документы (MS List) - если задачу не подписать до конца дня, в который она была создана, она автоматически закрывается со статусом "Отклонено".

 

  • Кадровые документы (ЭЦП):

    • КЭП юридического лица — задачу необходимо подписать не позднее чем за 4 рабочих дня (до конца суток) до начала события. Например, приказ об отпуске нужно подписать не позднее чем за 4 рабочих дня до начала отпуска, указанного в распорядительном документе. Если срок пропущен, задача автоматически закрывается со статусом «Отклонено».

      КЭП физического лица — задачу необходимо подписать не позднее чем за 3 рабочих дня (до конца суток) до начала события. Например, приказ об отпуске нужно подписать не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска, указанного в распорядительном документе. Если срок пропущен, задача автоматически закрывается со статусом «Отклонено».

 

 

 

Выполнение задач для совместителей

 

Если ты работаешь на нескольких предприятиях, все задачи со всех твоих учётных записей, подключённых в Метаполисе, отображаются в одном месте — в разделе Задачи. Нет необходимости отдельно входить в каждую учётную запись, все действия можно выполнять в одном разделе, при этом доступность действий не меняется.

Если ты не являешься совместителем, для тебя всё остаётся без изменений.