Задачи на подписание. Инструкция 

 

В разделе Задачи существует 2 подраздела: Задачи на согласование и Задачи на подписание. Задачи, требующие твоего согласования будут размещены в «Задачи на согласование», задачи, требующие твоей подписи - в «Задачи на подписание».  

 

Тут размещаются: 

 

  1. Задачи, созданные в ЭЦП
  2. Задачи, созданные в MS List

 

При наличии новых необработанных задач, требующих твоего внимания, на плиточке будет присутствовать тег с количеством таких задач. Если же неотработанных задач нет - тег будет отсутствовать. 

 

 

Чтобы просмотреть список всех задач на подписание нажми на плитку «Задачи на подписание» и ты перейдешь в соответствующий раздел.  

 

В этом разделе все задачи размещены в трех табах: 

 

Новые - все необработанные задачи, требующие твоего внимания.  

 

В обработке - задачи, которые ты уже обработал, но они сейчас обрабатываются сторонней системой. 

 

Выполненные - задачи, которые ты уже обработал (или подписал, или отклонил) и они обработаны системой-источником. 

 

Количество задач в этих табах будет показано рядом с названием таба. Если, например, новых задач нет, то рядом с «Новые» будет написано «0». 

 

В верхней части экрана справа доступны фильтр по источнику и режим массовых действий. Обрати внимание, режим массовых действий доступен не всем пользователям. 

 

 

 

Предварительный просмотр задачи в списке 

 

Карточка задачи будет отличаться в зависимости от статуса самой задачи и типа подписи. В зависимости от твоей роли, тебе могут приходить задачи на подпись юридической или физической подписью.  

 

Карточка Новой задачи содержит: 

 

 

Если это новая задача, которую ты еще не открывал, карточка такой задачи будет иметь блестящий индикатор в левой верхней части. 

 

Карточка задачи В обработке содержит: 

 

Карточка Выполненной задачи содержит: 

 

Если нажать на любую карточку ты перейдешь к экрану детального описания задачи.  

 

 

 

Задача на подписание физической подписью 

 

Задачи, требующие подпись физического лица, обычно это задачи на ознакомление с определенной информацией. Самый популярный пример, Приказ на отпуск. В таких задачах у тебя нет опции отклонить документ, ты можешь только подписать. 

 

В зависимости от статуса задачи экран деталей может отличаться. 

 

В верхней части отображены:  

 

Под основной информацией размещен блок действий, который может отличаться в зависимости от статуса задачи. 

 

В новых задачах блок действий содержит крайний срок выполнения и кнопки действий (Подписать и Отклонить для задач, требующих юридическую подпись, и просто «Подписать» для задач с физической подписью). Обрати внимание, если крайний срок просрочен, он будет написан красным цветом. 

 

 

Если задача находится в процессе обработки, это означает, что система её обрабатывает. В это время действия по задаче не отображаются.

 

 

В выполненной задаче в блоке действий будет Решение (Подписано или Отклонено (доступно только при юридической подписи). Если отклонено ниже будет описана причина отклонения) и дата принятия решения. 

 

 

Под блоком действий размещены Дополнительные данные, которые могут тебе понадобиться для принятия решения. А именно: 

 

 

 

 

Задача на подписание юридической подписью 

 

Задачи, требующие подпись юридического лица, обычно это задачи на подписание определенных документов. В таких задачах у тебя есть опция как подписать документ, так и отклонить его. 

 

Визуально задача на подписание юридической подписью не будет отличаться от задачи на подпись физической подписью. Разница лишь в наличии дополнительной кнопки в блоке действий - Отклонить. 

 

 

Как подписать документ физической подписью 

 

Подписать документ возможно из списка задач или непосредственно с экрана деталей задачи. При подписи физической подписью тебе доступны 2 провайдера подписи на выбор:  

 

  1. Дія.Підпис 
  2. ПУМБ (у тебя должен быть физический ключ от ПУМБ) 

 

 

Подписание с Дія.Підпис

 

ОБРАТИ ВНИМАНИЕ! Если тебе необходимо подписать документ через Дію, но ты не находишься на территории Украины, включи VPN перед подписанием 

 

1️. Нажми «Подписать» 

Выбери задачу и нажми кнопку «Подписать». Можешь подписать сразу из списка или со страницы задачи. 

 

2️. Выбери провайдера подписи 

В следующем окне выбери Дія.Підпис среди доступных провайдеров. 

 

3️. Автоматическое открытие «Дія» 

Система откроет приложение Дія для подтверждения подписи. 

 

4️. Подпиши документ 

Просмотри информацию, нажми «Подписать» и следуй инструкциям в приложении. 

 

5️. Подтверждение подписи в Метаполис 

После успешного подписания вернись в Метаполис - через несколько минут статус изменится на «Подписано». 

 

 

 

Ограниченное время на подпись 

 

Ссылка для подписи работает только 3 минуты. Если ты закроешь Действие или не завершишь подписание, нужно подождать еще 3 минуты, чтобы попробовать снова. В это время задача будет в статусе «В обработке». Просто повтори попытку позже. 

 

Что делать, если статус «В обработке»? 

После начала подписания документ еще несколько минут может находиться в статусе «В обработке». Это нормально - просто подожди и обнови страницу. Если статус не меняется более 15 минут, обратись в службу поддержки Дії. 

 

Как действовать, если возникла ошибка? 

Если при подписании документа в Дії произошла ошибка, попробуй еще раз. Если проблема повторяется: 

 

  1. Деактивируй свою Дія.Підпис в приложении. 
  2. Снова активируй его (Меню → Дія.Підпис). 

Если это не помогло, обратись в поддержку Дія. 

 

 

Подписание с физическим ключом ПУМБ 

 

1. Нажми «Подписать» 

Выбери задачу и нажми кнопку «Подписать». 

 

2️. Выбери провайдер подписи 

В модальном окне выбери ПУМБ как провайдера подписания документа. 

 

3️. Введи пароль ключа 

В новом окне введи пароль своего физического ключа ПУМБ. 

 

Обрати внимание, если ты забыл пароль, у тебя есть 14 попыток его вспомнить. Если все попытки исчерпаны, нужно обратиться в отделение ПУМБ для получения нового ключа. 

 

4️. Подпиши 

Нажми кнопку «Подписать», чтобы завершить процесс. 

 

5️. Завершение процесса 

После ввода пароля задача перейдет в статус «В обработке». Это может занять несколько минут. Затем статус изменится на «Подписано». 

 

 

Что делать, если статус «В обработке» длится дольше, чем ожидается? 

 

Это нормально, просто подожди и обнови страницу. Если статус не меняется более 15 минут, обратись в службу поддержки. 

 

 

Как подписать документ юридической подписью 

 

Подписать документ можно из списка задач или непосредственно с экрана деталей задачи. При подписи юридической подписью тебе доступен только провайдер ПУМБ. Обрати внимание, подписать документ физическим ключом не получится, у тебя должен быть юридический ключ подписи.  

 

Подписание юридическим ключом ПУМБ 

 

1. Нажми «Подписать» 

Выбери задачу и нажми кнопку «Подписать». 

 

2️. Выбери провайдер подписи 

В модальном окне предварительно будет выбран ПУМБ как провайдер подписания документа. Действие Подпись недоступно для выбора. 

 

3️. Введи пароль ключа 

В новом окне введи пароль юридического ключа ПУМБ. 

 

Обрати внимание, если твой ключ еще не зарегистрирован, система предложит сделать это. Нажми «Зарегистрировать», и тебя перенаправит на соответствующую страницу. 

 

Важно знать. Если ты забыл пароль, у тебя есть 14 попыток его вспомнить. Если все попытки исчерпаны, нужно обратиться в отделение ПУМБ для получения нового ключа. 

 

4️. Подпиши 

Нажми кнопку «Подписать», чтобы завершить процесс. 

 

5️. Завершение процесса 

После отправки на подпись задача перейдет в статус «В обработке». Это может занять несколько минут. Затем статус изменится на «Подписано». 

 

 

 

Как отклонить задачу на подписание 

 

Чтобы отклонить из списка выберите необходимую задачу в табе «Новые» и на карточке задачи нажмите кнопку «Отклонить». Это действие вызовет дополнительное окно для ввода Причины отклонения. Как только ты введешь причину отклонения, нажми кнопку Отправить. После этого твоя задача перейдет в список задач На обработке. 

 

Чтобы отклонить из деталей Задачи в блоке действий нажми Отклонить. Это действие вызовет дополнительное окно для ввода Причины отклонения. Как только ты введешь причину отклонения, нажми кнопку Отправить. Как только окно закроется кнопки в задаче станут неактивными, а статус изменится на «В процессе обработки». 

 

 

 

Как работает фильтр в Задачах 

 

Фильтр размещен в списках задач в верхней правой части. Сейчас фильтр в задачах доступен только по Источнику задачи. 

 

Чтобы активировать фильтр нажми на иконку «воронки», после этого появится модальное окно с доступными опциями для фильтрации. Выбери один или несколько параметров и нажми «Применить».  

 

Список задач изменится в соответствии с выбранными тобой параметрами фильтрации, а в нижней части экрана мы дополнительно покажем количество выбранных опций и дадим возможность сбросить результаты фильтра, нажав на кнопку с красной иконкой корзины. 

 

Обрати внимание, фильтр применяется сразу для всех табов, для новых задач, в обработке и выполненных. 

 

Чтобы изменить фильтр нажми повторно на иконку воронки и выбери другие параметры, или нажми кнопку Очистить, если хочешь сбросить фильтр, после этого обязательно нажми кнопку Применить.  

 

 

 

Сроки выполнения задач на подпись

 

 

 

 

Выполнение задач для совместителей

 

Если ты работаешь на нескольких предприятиях, все задачи со всех твоих учётных записей, подключённых в Метаполисе, отображаются в одном месте — в разделе Задачи. Нет необходимости отдельно входить в каждую учётную запись, все действия можно выполнять в одном разделе, при этом доступность действий не меняется.

Если ты не являешься совместителем, для тебя всё остаётся без изменений.