Процес оформлення відпусток - один із найпоширеніших процесів у нашій групі компаній. Метаполіс допомагає цифровізувати і повністю оцифрувати цей процес, що допоможе відійти від паперових заяв і власноручних підписів і, що найголовніше, зробити його прозорим і швидким в оформленні.

 

На зараз в Метаполіс можливо оформити тільки ОСНОВНУ ЩОРІЧНУ ВІДПУСТКУ

 

 

 

Як оформити запит на відпустку в Метаполіс?

 

 

Першим кроком для оформлення відпустки є створення Запиту на відпустку в Метаполіс. В Метаполісі є декілька варіантів його створення: за графіком відпусток та за заявою.

 

Щоб переглянути свій графік відпусток, зайди в розділ Графік відпусток. Прочитати детальніше про цей розділ ти можеш в статті

 

 

Варіант 1. За графіком із задачі на планування відпустки.

 

За 14 днів до початку місяця, в якому ти запланував відпустку, Метаполіс створить Задачу з нагадуванням про необхідність запланувати відпустку. Як це зробити, читай за посиланням.

 

 

Варіант 2.  За графіком

 

До створення Задачі на планування відпустки, ти можеш запланувати відпустку за графіком, створивши Запит на відпустку із розділу. Як це зробити, читай за посиланням

 

 

Варіант 3. За заявою

 

Оформити запи на відпустку також можна, створивши Запит на відпустку за заявою. Як це робиться, можеш переглянути за посиланням

 

Інколи після оформлення, запит може бути відразу відхилено і система видасть повідомлення про те, що не змогла визначити твого прямого керівника. Це відбувається через те, що посада твого керівника вакантна і ми не змогли визначити керівника рівня вище, рівень посади якого n-4 або нижче. Ще однією причиною може бути те, що на людину, яка заміщує твого керівника, не оформлено Заміщення.

 

 

 

Як погодити запит на відпустку з керівником?

 

 

Як тільки ти оформив запит на відпустку, твоєму прямому керівнику буде створена Задача на його погодження. Як погодити запит на відпустку керівнику, описано в інструкції за посиланням.

 

Поки запит не погоджено, він знаходиться в статусі  . Це статус твого безпосереднього керівника. Він повинен погодити або відхилити цей запит - аналог підписання паперової Заяви на відпустку раніше.

 

Подивитися поточний статус запиту завжди можна в розділі зі Списком запитів на відпустку. Детальніше про те, що ти бачиш в розділі, можна прочитати за посиланням.

 

Перевіряй статус запиту, якщо керівник не погодить запит в Метаполіс, він не буде переданий на оформлення в HR службу

 

 

 

Що відбувається з запитом на відпустку після погодження керівником?

 

 

Якщо керівник погодив запит, той переходить в статус  . В той же момент запит буде створено в системі Microfocus і почнеться його обробка командою HR сервісу. 

 

Інколи, твій запит може бути . Що робити з таким запитом, читай в блоці Що робити з відхиленими запитами на відпустку?

 

Запит може знаходитися в роботі у HR сервісі первний час, потрібно трошки почекати.

 

Далі, коли дані про твою відпустку будуть оформлені в системі, буде оформлено Наказ на твою відпустку. З цим наказом тобі потрібно буде ознайомитися - читай про це далі.

 

 

 

Як підписати або ознайомитися з наказом про відпустку?

 

 

В процесі оформлення відпустки, система створює Наказ на відпуску. Цей документ є обов'язковим в процесі оформлення відпустки і регулюється нашим законодавством. Документ має бути підписаний відповідальним зі сторони Організації та тим, хто іде у відпустку.

 

В Метаполісі можуть бути підписані різні кадрові документи і Наказ про відпустку один із них.

 

Для підпису використовуються хмарні ключі КЕП від ПУМБ та Дія.Підпис.

 

Як можна підписати або ознайомитися з документом в Метаполіс описано за посиланням.

 

 

 

Як перевірити, що відпустка була оформлена?

 

 

Після того, як ти Ознайомився з запитом на відпустку, відпустка має бути остаточно занесена в Облікову систему. На це може піти декілька днів, після чого вона з'явиться в Метаполіс.

 

Перевірити, що Запит на відпустку був повністю опрацьований можна в розділі зі Списком запитів на відпустку. Такий запит матиме статус  .

 

Щоб перевірити наявність відпстки в Метаполіс, перейди в розділ Робочий календар. Детальніше про роботу цього роділу можна прочитати за посиланням.

 

 

 

Що робити з відхиленими запитами на відпустку?

 

 

Інколи твій запит може перейти в статус . Це може статися через різні причини:

 

 

Варіант 1. Керівник не погодив твій запит. 

 

Інколи, з різних причин, запит може бути відхилено керівником. Якщо ти відкриєш цей запит, в ньому обов'язково буде причина відхилення. Прочитай причину і дій далі згідно інформації: можливо, подай запит заново, виправивши зауваження.

 

 

Варіант 2. Запит було відхилено автоматично Метаполісом

 

Перша причина - ми не змогли визначити керівника для погодження відпустки. Посада твого керівника вакантна і ми не змогли переназначити запит на керівника рівни вище, бо його рівень посади N-3 і вище.

 

Якщо ти знаєш, що є ТВО твого керівника, це означає, що у нього немає оформленого Заміщення. Потрібно звернутися до цього співробітника і повідомити про проблему. Детальніше про Заміщення можна прочитати в інструкції за посиланням

 

Друга причина - твій керівник не погодив відпустку у встановлені строки:

 

Незалежно від причини, запит на відпустку тобі потрібно буде оформити у паперовому вигляді через HR службу твого Підприємства.

 

 

Варіант 3. Запит було відхилено на етапі обробці HR службою

 

 

Інколи, з різних причин, запит може бути відхилено HR службою. Якщо ти відкриєш цей запит, в ньому обов'язково буде причина відхилення. Прочитай причину і дій далі згідно інформації: можливо, подай запит заново, виправивши зауваження.

 

 

Детальніше про процес оформлення відпустки можно прочитати в документі за посиланням