По багатьом процесам ти маєш підписувати та/або ознайомлюватися з документами в Метаполіс. Ці документи будуть надходити тобі в розділ Задачі. в залежності від твоєї ролі, тобі потрібно буде підписувати документ Юридичним підписом або Фізичним.
Тут розміщуються:
- Задачі, створені безпосередньо в системі Метаполіс
- Задачі, створені на Порталі самообслуговування
- Задачі, створені в SAP GRC
- Задачі, створені в Open Text
- Задачі, створені в ЕЦП
- Задачі, створені в SAP SuccessFactors
- Задачі, створені в MS List
Задачі на підписання фізичним підписом - Ознайомлення
Якщо у тебе з'явился нова задача на Ознайомлення з документом, тобі потрібно підписати цей документ як фізична особа - він стосується тебе (наприклад, Наказ на відпустку).
УВАГА! Якщо у тебе багато задач в розділі Задачі, скористайся фільтром. Детальніше про роботу фільтра читай в розділі Відфільтрувати задачі в розділі
Задача на Ознайомлення з документом містить наступну інформацію:
- Заголовок - містить основну інформацію про задачу, яка потрібна для прийняття рішення по ній, почитається зі слова "Ознайомитись",
- Деталі задачі - описують деталі про те, який саме документ потрібно підписати, для кого він та дата створення документа,
- Термін виконання - вказується граничний термін виконання цієї задачі,
ВАЖЛИВО! Якщо ти не підпишеш документ до дати, указаної в полі Виконати до, задача буде автоматично відхилена і документ потрібно буде підписати вручну
- Документ - ознайомся з документом, який тобі потрібно підписати,
- Статус - поточний статус задач: Нова, На підписанні або Виконана,
- Дата створення,
- Джерело задачі,
- Організація - показує на який актив було створено задачу. Якщо ти сумісник, то ти можеш бачити та виконувати задачі як зі свого основного облікового запису, так і сумісного
Тут також розміщено блок дій, який може відрізнятися залежно від статусу задачі.
В нових задачах блок дій містить крайній строк виконання та кнопки дій (Підписати та Відхилити для задач, що вимагають юридичний підпис, та просто «Підписати» для задач із фізичним підписом). Зверни увагу, якщо крайній строк прострочено, він буде написаний червоним кольором.
Якщо задача перебуває у процесі обробки, це означає, що система її опрацьовує. У цей час дії за задачею не відображаються.
У виконаній задачі в блоці дій буде Рішення (Підписано або Відхилено (доступно тільки при юридичному підписі). Якщо відхилено нижче буде описана причина відхилення) та дата прийняття рішення.
Підписати задачу фізичним ключем Дія.Підпис
ЗВЕРНИ УВАГУ! Якщо тобі необхідно підписати документ через Дію, але ти не перебуваєш на території України, увімкни VPN перед підписанням
Підписати задачу можна декількома способами:
- Підписати, відкривши сторінку задачі - клікни на карточку потрібної задачі в списку,
- Підписати зі списку задач - натиснувши кнопку Дії (три точки)
Крок 1. Натисни на кнопку Підписати
Крок 2. У вікні, що відкриється, обери тип ключа, яким потрібно підписати документ - Дія.Підпис
Крок 3. Відкриється вікно з QR-кодом для застосунку Дія
ЗВЕРНИ УВАГУ! Код дійсний 3 хвилини. Якщо ти закриєш вікно з кодом або з іншої причини не скористаєшся ним, повторно згенерувати його можна тільки через 3 хвилини. Впродовж цього часу задача буде перебувати в статусі В обробці. Просто повтори дію згодом
Крок 4. Відскануй цей QR-код своїм застосунком Дія - натисни на блок Сканувати QR-код та скануй код на твоєму екрані
Крок 5. Відкриється вікно з інформацією про документ, який потрібно підписати. Натисни кнопку Підписати та виконуй вказівки застосунка
Крок 6. Після того, як документ було підписано, повернися у вікно Метаполіс та закрий екран з QR-кодом. Впродовж декількох хвилин задача перейде в статус Підписано
З момента, коли ти почав підписувати документ і декілька хвилин після його підписання в Дія, задача буде перебувати в статусі В обробці. Це нормально, просто почекай і онови задачу. Якщо задача перебуває в статусі довще 15 хвилин, будь ласка, звернися до служби підтримки
Якщо ти отримав помилку під час підписання документа в Дія, спробуй повторити спробу. Якщо помилка поторюється, спробуй деактивувати і знову активувати свій Дія.Підпис в застосунку (Меню - Дія.Підпис). Якщо це не допомагає, варто звернутися до підтримки Дія.
Підписати задачу фізичним ключем ПУМБ
Підписати задачу можна декількома способами:
- Підписати, відкривши сторінку задачі - клікни на карточку потрібної задачі в списку,
- Підписати зі списку задач - натиснувши кнопку Дії (три точки)
Крок 1. Натисни на кнопку Підписати
Крок 2. У вікні, що відкриється, обери тип ключа, яким потрібно підписати документ - ПУМБ
Крок 3. У новому вікні введи пароль свого ключа ПУМБ
ВАЖЛИВО! Якщо ти забув пароль свого ключа, у тебе є 14 спроб його згадати. Якщо не вдастся, нажаль, прийдеться звернутися у відділення ПУМБ і отримати новий
Крок 4. Натисни кнопку Підписати
Крок 5. Після того, як ти ввів пароль ключа, задача перейде в статус В обробці. Впродовж декількох хвилин задача перейде в статус Підписано
Задача буде перебувати в статусі В обробці декілька хвилин. Це нормально, просто почекай і онови задачу. Якщо задача перебуває в статусі довше 15 хвилин, будь ласка, звернися до служби підтримки
Задачі на підписання юридичним підписом - Підписання
Якщо у тебе з'явился нова задача на Підписання документа, тобі потрібно підписати цей документ як Юридична особа.
УВАГА! Якщо у тебе багато задач в розділі Задачі, скористайся фільтром. Детальніше про роботу фільтра читай в розділі Відфільтрувати задачі в розділі
Задача на Підписання документа містить наступну інформацію:
- Заголовок - містить основну інформацію про задачу, яка потрібна для прийняття рішення по ній, почитається зі слова "Підписати",
- Деталі задачі - описують деталі про те, який саме документ потрібно підписати, для кого він та дата створення документа,
- Термін виконання - вказується граничний термін виконання цієї задачі,
ВАЖЛИВО! Якщо ти не підпишеш документ до дати, указаної в полі Виконати до, задача буде автоматично відхилена і документ потрібно буде підписати вручну
- Документ - ознайомся з документом, який тобі потрібно підписати,
- Статус - поточний статус задач: Нова, На підписанні або Виконана,
- Дата створення,
- Джерело задачі,
- Організація - показує на який актив було створено задачу. Якщо ти сумісник, то ти можеш бачити та виконувати задачі як зі свого основного облікового запису, так і сумісного
Підписати задачу юридичним ПУМБ
Підписати задачу можна декількома способами:
- Підписати, відкривши сторінку задачі - клікни на карточку потрібної задачі в списку,
- Підписати зі списку задач - натиснувши кнопку Дії (три точки)
Крок 1. Натисни на кнопку Підписати
Крок 2. У вікні, що відкриється, буде обрано провайдер ПУМБ, натисни Далі
Крок 3. У новому вікні введи пароль свого ключа ПУМБ
ЗВЕРНИ УВАГУ! Якщо ти ще не реєстрував свій ключ, система попросить тебе це зробити. Натисни на кнопку Зареєструвати, тебе переведе на сторінку Реєстрації ключа.
ВАЖЛИВО! Якщо ти забув пароль свого ключа, у тебе є 14 спроб його згадати. Якщо не вдастся, нажаль, прийдеться звернутися у відділення ПУМБ і отримати новий
Крок 4. Натисни кнопку Підписати
Крок 5. Після того, як ти ввів пароль ключа, задача перейде в статус В обробці. Впродовж декількох хвилин задача перейде в статус Підписано
Задача буде перебувати в статусі В обробці декілька хвилин. Це нормально, просто почекай і онови задачу. Якщо задача перебуває в статусі довще 15 хвилин, будь ласка, звернися до служби підтримки
Відхилити задачу на підписання документа
Іноді, ти не можеш підписати документ і потрібно його відхилити.
Відхилити задачу можна декількома способами:
- Відхилити, відкривши сторінку задачі - клікни на карточку потрібної задачі в списку,
- Відхилити зі списку задач - натиснувши кнопку Дії (три точки)
Крок 1. Натисни на кнопку Відхилити
Крок 2. У вікні, що відкриється, вкажи причину відхилення документа
Прийняти рішення масово по декільком задачам
Ти можеш прийняти рішення масово (по декільком задачам одночасно) по таким Задачам на Підписання:
- Документи - тільки юридичним підписом
- Центр підпису - як юридичним, так і фізичним підписом
- Кадрові документи (ЕЦП) - тільки юридичним підписом
Для цього виконай наступні кроки:
Крок 1. Постав "галочку" біля однієї із задач на Підписання - в цей момент активними для вибору залишаться лише задачі такого ж типу - наприклад, задачі на підпис кадрових документів
ЗВЕРНИ УВАГУ! Масово прийняти рішення ти можеш лише по задачам одного типу
Крок 2. Після вибору всіх потрібних тобі задач, натисни на кнопку Підписати, яка активується вгорі списку задач. Біля назви буде відображено кількість задач, які ти обрав
ВАЖЛИВО! Для відхилення, оброби кожну задачу окремо
Крок 3. Система відобразить вікно, в якому попросить підтвердити твої дії.
- Якщо все правильно, натисни Підтвердити,
- Якщо ти натиснеш Скасувати, повернешся до списку задач і можеш змінити своє рішення
Крок 4. Якщо ти натиснув Підтвердити - відкриється вікно для підписання юридичним ключем, далі виконуй дії як описано в пункті Підписати задачу юридичним ПУМБ
Відфільтрувати задачі в розділі
Якщо у тебе багато невиконаних задач і потрібно знайти конкретні або просто звузити кількість для прийняття рішень, скористайся фільтром по списку. Для цього:
Крок 1. Натисни на іконку фільтр (лійка)
Крок 2. Відкриється вікно для вказання фільтрів
- Для фільтру по Типу задачі, скористайся полем Тип задачі. Обери зі списку значення:
- Погодження,
- Підписання,
- Для фільтру по джерелу задачі, обери поле Джерело. Обери зі списку потрібну систему:
- SAP GRC - система для погодження ролей і доступів,
- Портал самообслуговування,
- Метаполіс,
- Документи - задачі на підпис кадрових документів,
- Центр підпису - задачі на погодження і підписання документів по різним процесам організації
- Для фільтру по організації, скористайся полем Організація. Обери зі списку назву актива.
Крок 3. Після вибору параметрів для фільтрації, натисни кнопку Застосувати. В результаті в списку задач залишаться лише задачі, які відповідають встановленим значенням.
Крок 4. Для того, щоб переглянути повний список задач, натисни посилання Очистити фільтр
Терміни виконання задач на підпис
- Документи (MS List) - якщо не підписати задачу до кінця дня, в який було створено задачу, вона автоматично закривається зі статусом "Відхилено"
- Кадрові документи (ЕЦП):
-
- КЕП юр особи - задачу необхідно підписати не пізніше ніж за 4 робочі дні (до кінця доби) до початку події. Тобто, наприклад, наказ про відпустку потрібно підписати не пізніше ніж за 4 робочі дні до початку відпустки, зазначеної в розпорядчому документі. Якщо строк пропущено, задача автоматично закривається зі статусом "Відхилено".
- КЕП фіз особи - задачу необхідно підписати не пізніше ніж за 3 робочі дні (до кінця доби) до початку події. Тобто, наприклад, наказ про відпустку потрібно підписати не пізніше ніж за 3 робочі дні до початку відпустки, зазначеної в розпорядчому документі. Якщо строк пропущено, задача автоматично закривається зі статусом "Відхилено".
Виконання задач для сумісників
Якщо ти працюєш на кількох підприємствах, усі задачі з усіх твоїх облікових записів, підключених у Метаполісі, відображаються в одному місці — в розділі Задачі. Немає потреби окремо входити в кожен обліковий запис, усі дії можна виконувати в одному розділі, при цьому доступність дій не змінюється.
Якщо ти не є сумісником, для тебе все залишається без змін.